§01Vertrouwelijkheid
Toegangscontrole
• Kantoorruimtes in een gebouw met beveiligingsdienst; geen toegang voor onbevoegden.
• Werkruimtes afsluitbaar; documenten in afsluitbare kasten.
• Geen eigen serverruimtes: verwerking uitsluitend bij hostingproviders met datacenters in de EU, die over eigen gecertificeerde toegangscontroles beschikken.
Toegangsbeveiliging
• Alle bedrijfsaccounts en admin-toegangen zijn met twee-factor-authenticatie beveiligd.
• Eindapparaten met wachtwoord of biometrische aanmelding (vingerafdruk/gezichtsherkenning); automatische schermvergrendeling uiterlijk na 20 minuten.
• Wachtwoorden worden uitsluitend in wachtwoordmanagers beheerd.
• Privacyschermfilters bij mobiel werken; firewall en beveiligingsmechanismen van de besturingssystemen actief; beveiligingsupdates worden automatisch geïnstalleerd.
• Toegangen van vertrekkende personen worden onmiddellijk geblokkeerd.
Toegangsrechtenbeheer
• Rollen- en rechtenconcept: toegang tot klantgegevens alleen voor de eigenaar en de met de exploitatie en ontwikkeling belaste personen; verkoopmedewerkers alleen met beperkte rechten.
• Tenantisolatie op databaseniveau (Row-Level-Security): elke klant ziet uitsluitend de gegevens van zijn eigen account.
• API-toegangen alleen met klantspecifieke, herroepbare sleutels; sleutels worden alleen als hash opgeslagen.
Scheidingscontrole
• Logische scheiding van de gegevens per klant (tenant).
Pseudonimisering / dataminimalisatie
• lead.box herkent bedrijven, geen individuele personen; er worden geen profielen van particulieren aangemaakt.
§02Integriteit
Doorgiftecontrole
• Overdracht uitsluitend versleuteld (TLS/HTTPS); webhooks worden met HMAC-handtekening verzonden.
Invoercontrole
• Protocollering van wijzigingen en administratieve toegangen (auditlog).
§03Beschikbaarheid en belastbaarheid
• Dagelijkse automatische back-up van gegevens bij de EU-hostingprovider.
• Hosting op redundante cloudinfrastructuur in de EU; monitoring van storingen en fouten.
§04Procedure voor regelmatige toetsing
• Regelmatige beveiligingscontroles van de applicatie (o.a. geautomatiseerde beveiligingsscans, controle van de toegangsregels).
• Gegevensbescherming door ontwerp en privacyvriendelijke standaardinstellingen.
Opdrachtcontrole
• Subverwerkers worden zorgvuldig geselecteerd en alleen met een verwerkersovereenkomst ingezet. Voor zover gegevens buiten de EU/EER worden verwerkt, gebeurt dit alleen op basis van een adequaatheidsbesluit van de EU-Commissie (bv. EU-US Data Privacy Framework) of de EU-standaardcontractbepalingen (art. 46 AVG).
• Medewerkers en distributiepartners worden contractueel tot geheimhouding verplicht.
Incidentmanagement
• Inbreuken in verband met persoonsgegevens worden onverwijld, uiterlijk binnen 72 uur na kennisname, aan de klant gemeld.
Verwijderingsconcept
• Opzegging van het abonnement beëindigt de registratie; het account blijft tot het verwijderingsverzoek bestaan.
• Op verzoek van de klant worden het account en alle bijbehorende gegevens binnen 30 dagen verwijderd.