§01Vertraulichkeit
Zutrittskontrolle
• Büroräume in einem Gebäude mit Sicherheitsdienst; kein Zutritt für Unbefugte.
• Arbeitsräume abschließbar; Unterlagen in abschließbaren Schränken.
• Keine eigenen Server-Räume: Verarbeitung ausschließlich bei Hosting-Anbietern mit Rechenzentren in der EU, die über eigene zertifizierte Zutrittskontrollen verfügen.
Zugangskontrolle
• Alle Firmenkonten und Admin-Zugänge sind mit Zwei-Faktor-Authentifizierung geschützt.
• Endgeräte mit Passwort bzw. biometrischer Anmeldung (Fingerabdruck/Gesichtserkennung); automatische Bildschirmsperre spätestens nach 20 Minuten.
• Passwörter werden ausschließlich in Passwort-Managern verwaltet.
• Sichtschutzfolien bei mobiler Arbeit; Firewall und Schutzmechanismen der Betriebssysteme aktiv; Sicherheitsupdates werden automatisch installiert.
• Zugänge ausscheidender Personen werden sofort gesperrt.
Zugriffskontrolle
• Rollen- und Rechtekonzept: Zugriff auf Kundendaten nur für den Inhaber und die mit Betrieb und Entwicklung betrauten Personen; Vertriebsmitarbeiter nur mit eingeschränkten Rechten.
• Mandantentrennung auf Datenbankebene (Row-Level-Security): Jeder Kunde sieht ausschließlich die Daten seines eigenen Kontos.
• API-Zugänge nur mit kundeneigenen, widerrufbaren Schlüsseln; Schlüssel werden nur als Hash gespeichert.
Trennungskontrolle
• Logische Trennung der Daten je Kunde (Mandant).
Pseudonymisierung / Datenminimierung
• lead.box erkennt Unternehmen, nicht einzelne Personen; es werden keine Profile von Privatpersonen gebildet.
§02Integrität
Weitergabekontrolle
• Übertragung ausschließlich verschlüsselt (TLS/HTTPS); Webhooks werden mit HMAC-Signatur versendet.
Eingabekontrolle
• Protokollierung von Änderungen und administrativen Zugriffen (Audit-Log).
§03Verfügbarkeit und Belastbarkeit
• Tägliche automatische Datensicherung beim EU-Hosting-Anbieter.
• Hosting auf redundanter Cloud-Infrastruktur in der EU; Überwachung von Ausfällen und Fehlern.
§04Verfahren zur regelmäßigen Überprüfung
• Regelmäßige Sicherheitsprüfungen der Anwendung (u. a. automatisierte Sicherheits-Scans, Prüfung der Zugriffsregeln).
• Datenschutz durch Technikgestaltung und datenschutzfreundliche Voreinstellungen.
Auftragskontrolle
• Unterauftragnehmer werden sorgfältig ausgewählt und nur mit Vertrag zur Auftragsverarbeitung eingesetzt. Soweit Daten außerhalb der EU/des EWR verarbeitet werden, erfolgt dies nur auf Grundlage eines Angemessenheitsbeschlusses der EU-Kommission (z. B. EU-US Data Privacy Framework) oder der EU-Standardvertragsklauseln (Art. 46 DSGVO).
• Mitarbeiter und Vertriebspartner werden vertraglich zur Vertraulichkeit verpflichtet.
Vorfallmanagement
• Datenschutzverletzungen werden dem Kunden unverzüglich, spätestens innerhalb von 72 Stunden nach Kenntnis gemeldet.
Löschkonzept
• Kündigung des Tarifs beendet die Erfassung; das Konto bleibt bis zur Löschanfrage bestehen.
• Auf Anfrage des Kunden werden Konto und alle zugehörigen Daten innerhalb von 30 Tagen gelöscht.