§01Riservatezza
Controllo dell'accesso fisico
• Uffici in un edificio con servizio di sicurezza; nessun accesso per persone non autorizzate.
• Locali di lavoro chiudibili a chiave; documenti in armadi chiudibili a chiave.
• Nessuna sala server propria: trattamento esclusivamente presso fornitori di hosting con centri dati nell'UE, che dispongono di propri controlli di accesso fisico certificati.
Controllo dell'accesso ai sistemi
• Tutti gli account aziendali e gli accessi amministrativi sono protetti con l'autenticazione a due fattori.
• Dispositivi protetti da password o accesso biometrico (impronta digitale/riconoscimento facciale); blocco automatico dello schermo al più tardi dopo 20 minuti.
• Le password sono gestite esclusivamente tramite gestori di password.
• Pellicole per la privacy per il lavoro mobile; firewall e meccanismi di protezione dei sistemi operativi attivi; aggiornamenti di sicurezza installati automaticamente.
• Gli accessi del personale cessato vengono bloccati immediatamente.
Controllo dei diritti di accesso
• Concetto di ruoli e autorizzazioni: accesso ai dati dei clienti solo per il titolare e per le persone incaricate delle operazioni e dello sviluppo; personale di vendita solo con diritti limitati.
• Isolamento dei tenant a livello di database (Row-Level-Security): ogni cliente visualizza esclusivamente i dati del proprio account.
• Accessi API solo con chiavi revocabili proprie del cliente; le chiavi sono memorizzate solo come hash.
Controllo della separazione
• Separazione logica dei dati per cliente (tenant).
Pseudonimizzazione / Minimizzazione dei dati
• lead.box riconosce le aziende, non le singole persone; non vengono creati profili di persone fisiche.
§02Integrità
Controllo della trasmissione
• Trasmissione esclusivamente crittografata (TLS/HTTPS); i webhook vengono inviati con firma HMAC.
Controllo dell'inserimento
• Registrazione delle modifiche e degli accessi amministrativi (registro di audit).
§03Disponibilità e resilienza
• Backup automatico giornaliero dei dati presso il fornitore di hosting nell'UE.
• Hosting su infrastruttura cloud ridondante nell'UE; monitoraggio di guasti ed errori.
§04Procedura di verifica periodica
• Controlli di sicurezza periodici dell'applicazione (tra cui scansioni di sicurezza automatiche, verifica delle regole di accesso).
• Protezione dei dati fin dalla progettazione e per impostazione predefinita.
Controllo degli incarichi
• I sub-responsabili vengono selezionati con cura e impiegati solo sulla base di un accordo sul trattamento dei dati. Qualora i dati vengano trattati al di fuori dell'UE/SEE, ciò avviene solo sulla base di una decisione di adeguatezza della Commissione Europea (ad es. EU-US Data Privacy Framework) o delle clausole contrattuali tipo dell'UE (Art. 46 GDPR).
• I dipendenti e i partner commerciali sono vincolati contrattualmente alla riservatezza.
Gestione degli incidenti
• Le violazioni dei dati personali vengono notificate al cliente senza indugio e, al più tardi, entro 72 ore dal momento in cui se ne è venuti a conoscenza.
Concetto di cancellazione
• La disdetta del piano tariffario interrompe la raccolta dei dati; l'account rimane attivo fino alla richiesta di cancellazione.
• Su richiesta del cliente, l'account e tutti i dati associati vengono cancellati entro 30 giorni.