Ak identifikujete návštevníkov webových stránok na úrovni spoločnosti, vaše zásady ochrany osobných údajov to musia uvádzať. Nie v poznámke pod čiarou, nie v právnickom žargóne a nie na samostatnej stránke, na ktorú nikto neodkazuje – ale v tom istom dokumente, ktorý si vaši návštevníci už prezerajú. Toto je praktický sprievodca odsekom, ktorý im dlhujete, kde by mal byť a ako ho formulovať bez toho, aby ste ho zbytočne komplikovali.
Poznámka
Toto je marketingový článok, nie právne poradenstvo. Použite úryvok nižšie ako východiskový bod a nechajte svojho DPO alebo právneho poradcu, aby ho prispôsobil vášmu špecifickému spracovaniu.
Kde by mal byť odsek
Správne miesto je vo vašich existujúcich zásadách ochrany osobných údajov – zvyčajne v sekcii s názvom ako „Analýza webových stránok“, „Používanie vašich údajov“ alebo „Spracovanie na tejto webovej stránke“. Pridajte ho ako novú podsekciu s jasným nadpisom, blízko vašej sekcie analýzy, ale oddelene. Cieľom je, aby návštevník s desiatimi sekundami času a Ctrl+F mohol nájsť text pod „identifikáciou návštevníkov“ alebo „údajmi o spoločnosti“.
Neskrývajte ho vo svojich zásadách používania súborov cookie. Zásady používania súborov cookie sa týkajú ukladania na zariadení; identifikácia na úrovni spoločnosti zvyčajne nepoužíva súbory cookie a jej umiestnenie tam spôsobuje zmätok.
Čo musí odsek obsahovať
Šesť prvkov, približne v tomto poradí. Žiadny z nich nemusí byť dlhý.
- Čo robíte: identifikácia spoločnosti (organizácie) za návštevou webovej stránky, nie jednotlivca.
- Aké údaje spracúvate: IP adresa návštevníka na krátky technický moment, plus navštívené stránky a časy.
- Ako to spracúvate: IP adresa sa prekladá na organizáciu prostredníctvom databázy IP-na-spoločnosť; surová IP adresa sa po tomto preklade neuchováva.
- Prečo: oprávnený záujem podľa čl. 6 ods. 1 písm. f) GDPR – priamy marketing a informácie o účtoch – vrátane vykonaného testu vyváženia.
- Doba uchovávania: ako dlho sa identifikované návštevy uchovávajú vo vašich systémoch.
- Práva a odhlásenie: odkaz na vašu stránku na odhlásenie a zmienka, že návštevníci môžu kedykoľvek namietať.
Čo robiť a čo nerobiť pri formulácii
| Čo robiť | Čo nerobiť |
|---|---|
| Povedzte „identifikujeme navštevujúcu spoločnosť (organizáciu)“ | Povedzte „identifikujeme návštevníkov“ (dvojzmyselné – znie to osobne) |
| Výslovne uveďte právny základ (čl. 6 ods. 1 písm. f)) | Odkazujte na súhlas, ak je právnym základom oprávnený záujem |
| Popíšte transformáciu IP (IP → spoločnosť, neuchováva sa v surovej forme) | Vyhnite sa dobe uchovávania – ticho pôsobí ako „navždy“ |
| Odkazujte priamo na stránku na odhlásenie | Odkazujte ľudí len na „kontaktujte nás, aby ste namietali“ |
| Uveďte spracovateľa, ak ho používate, s odkazom na DPA/zoznam subprocesorov | Nechajte spracovanie tretími stranami implicitné |
| Používajte zrozumiteľný jazyk popri právnych termínoch | Spoliehajte sa len na latinčinu a čísla článkov |
Hotový úryvok (prispôsobte si ho vlastnému nastaveniu)
„Identifikácia návštevníkov webových stránok (na úrovni spoločnosti). Keď navštívite našu stránku, spracúvame vašu IP adresu počas krátkeho technického okna, aby sme určili organizáciu za návštevou – nie jednotlivca. IP adresa sa prekladá na spoločnosť prostredníctvom vyhľadávania IP-na-organizáciu a po tomto preklade sa neuchováva v surovej forme. Preloženú spoločnosť kombinujeme so stránkami, ktoré ste si prezreli, a časom vašej návštevy, aby sme pochopili, ktoré organizácie majú záujem o naše služby a mohli ich v prípade potreby kontaktovať. Právny základ: oprávnený záujem podľa článku 6 ods. 1 písm. f) GDPR (priamy marketing a informácie o účtoch), stanovený v internom teste vyváženia, ktorý je k dispozícii na požiadanie. Doba uchovávania: identifikované návštevy sa uchovávajú počas [12 mesiacov] a potom sa vymažú. Máte právo kedykoľvek namietať; môžete sa odhlásiť z tohto spracovania na [odkaz na vašu stránku /opt-out].“
Nahraďte [12 mesiacov] vašou skutočnou dobou uchovávania. Nahraďte odkaz na odhlásenie vaším vlastným odkazom. Ak používate spracovateľa, pridajte: „Používame [názov spracovateľa] ako spracovateľa na tento účel. Naša dohoda o spracovaní údajov (DPA) je k dispozícii na [odkaz].“
Dva odkazy, ktoré stoja za to
Odsek je silnejší, ak odkazuje na dve ďalšie stránky: vašu DPA (pre vzťah so spracovateľom) a váš zoznam subprocesorov. Obe signalizujú „dobre sme si to premysleli“ každému potenciálnemu zákazníkovi, ktorého bezpečnostný tím si prečíta vaše zásady – a to robia.
Čo sa ešte zmení, ak pridáte tento odsek
Jeden odsek zvyčajne nie je jedinou úpravou. Dve susedné stránky sa často menia spolu: zoznam subprocesorov (pridajte tam svojho spracovateľa identifikácie) a register spracovateľských činností na vašej strane. Ak máte banner so súhlasom s cookies: tento odsek nespadá pod kategórie bannerov – identifikácia na úrovni spoločnosti nepotrebuje súhlas prostredníctvom banneru, za predpokladu, že bol vykonaný test vyváženia. Krátka interná poznámka pre vášho správcu CMP, ktorá to vysvetlí, zabráni neskorším zmätkom.
Akonáhle je odsek aktívny, urobte snímku obrazovky sekcie a uložte ju k vášmu testu vyváženia. Ak by sa regulačný orgán niekedy spýtal, ako boli návštevníci informovaní 3. augusta roku X, budete radi, že máte túto časovo označenú snímku obrazovky.
Tento článok obsahuje všeobecné informácie pre B2B tímy a nie je právnym poradenstvom. Nechajte svojho DPO alebo právneho poradcu potvrdiť formuláciu pre vaše špecifické spracovanie.
Published by
lead.box Team
Ďalšie články
Pozrite si lead.box na vlastnej návštevnosti
Začnite zadarmo — bez karty a bez obchodného hovoru. Alebo si rezervujte 20-minútovú ukážku, ak chcete komentovanú prehliadku.