Nikto nezakladá firmu, aby vypĺňal DPA. Ale ak spracovávate údaje webových stránok v EÚ, štyri malé dokumenty zabezpečia, že všetko zostane v poriadku. Tu sú, bez právnického žargónu.
Štyri dokumenty
| Dokument | Čo to je | Kedy to potrebujete |
|---|---|---|
| Dohoda o spracovaní údajov (DPA) | Zmluva s dodávateľom, ktorý spracováva osobné údaje vo vašom mene | Keď používate akéhokoľvek dodávateľa sledovania/analýzy |
| Register spracovateľských činností (čl. 30) | Interný zoznam, aké údaje spracovávate a prečo | Ak máte zamestnancov alebo systematicky spracovávate – v praxi takmer každá firma |
| Plán oznamovania úniku dát | Krátky interný dokument: kto čo robí, ak dôjde k úniku dát | Predtým, ako to budete potrebovať, nie potom |
| Faktúra + doby uchovávania | Štandardná fakturácia, plus ako dlho uchovávate údaje návštevníkov | Priebežne |
1. DPA v jednom odseku
DPA je zmluva, ktorá hovorí: „tieto údaje spracovávate len na účely, na ktorých sme sa dohodli, nepredávate ich, vymažete ich, ak o to požiadam, a poviete mi, ak sa niečo pokazí.“ Renomovaní dodávatelia zverejňujú DPA, ktorú si môžete stiahnuť dvoma kliknutiami. Ak to dodávateľ sťažuje, viete dosť.
Uchovávajte podpísanú kópiu na mieste, kde ju váš tím môže rýchlo nájsť. Ak o ňu požiada nákupca od zákazníka, chcete mať pripravený odkaz, nie začať hľadať.
2. Register spracovateľských činností (čl. 30)
Jednostranový zoznam vecí, ktoré vaša spoločnosť robí s osobnými údajmi: newsletter, CRM pre predaj, analýza webových stránok, mzdová agenda. Pre každú položku: účel, kategórie údajov, kto ich prijíma a ako dlho ich uchovávate. Nudné, ale najdôležitejší dokument, ak sa niekedy dozorný orgán pýta.
3. Oznámenie o úniku dát — napíšte to skôr, ako to budete potrebovať
Ak dôjde k úniku osobných údajov, pravidlom EÚ je, že musíte informovať dozorný orgán do 72 hodín. Nechcete vymýšľať proces v 71. hodine. Jednostranový formulár „kto komu volá“ stačí pre malý tím.
- Kto objaví → kto potvrdí → kto nahlási (meno + telefón)
- Kde sa uchováva kópia DPA
- Krátka šablóna pre popis úniku — vopred vyplnená
Žiadne právne poradenstvo
Pravidlá a prahy sa líšia v závislosti od krajiny a situácie. Toto je východiskový bod, nie náhrada za rozhovor s vaším DPO alebo právnikom.
4. Fakturácia a doby uchovávania — nudná, ale dôležitá časť
Fakturácia je štandardná: IČ DPH, špecifikované predplatné, mena. Doby uchovávania sú miestom, kde tímy často zlyhávajú: nastavia sledovanie, ale nikdy sa nerozhodnú, ako dlho zostanú údaje návštevníkov. Vyberte si dobu (12 mesiacov je bežný štandard), zapíšte si ju, povedzte to svojmu tímu.
V jednej vete
Podpíšte DPA, veďte zoznam podľa čl. 30, napíšte jednostranový plán úniku dát a určite si dobu uchovávania. To odstráni 90% stresu z dodržiavania predpisov.
- Súvisiace: [Je identifikácia návštevníkov v súlade s GDPR?](/blog/is-website-visitor-identification-gdpr-compliant)
- Súvisiace: [Otázky CFO týkajúce sa súladu — odpovede](/blog/compliance-questions-your-cfo-will-ask-and-the-answers)
- Súvisiace: [Čo musí byť vo vašich zásadách ochrany osobných údajov](/blog/privacy-policy-paragraph-when-you-identify-companies)
Published by
lead.box Team
Ďalšie články
Pozrite si lead.box na vlastnej návštevnosti
Začnite zadarmo — bez karty a bez obchodného hovoru. Alebo si rezervujte 20-minútovú ukážku, ak chcete komentovanú prehliadku.