Κανείς δεν ξεκινά μια επιχείρηση για να συμπληρώνει DPA. Αλλά αν επεξεργάζεστε δεδομένα ιστοσελίδας στην ΕΕ, τέσσερα μικρά έγγραφα διασφαλίζουν ότι όλα παραμένουν στη θέση τους. Εδώ είναι, χωρίς τη νομική ορολογία.
Τα τέσσερα έγγραφα
| Έγγραφο | Τι είναι | Πότε το χρειάζεστε |
|---|---|---|
| Data Processing Agreement (DPA) | Σύμβαση με τον προμηθευτή που επεξεργάζεται προσωπικά δεδομένα για λογαριασμό σας | Όταν χρησιμοποιείτε οποιονδήποτε προμηθευτή παρακολούθησης/αναλυτικών στοιχείων |
| Μητρώο Επεξεργασίας (Άρθρο 30) | Εσωτερική λίστα με το ποιες πληροφορίες επεξεργάζεστε και γιατί | Αν έχετε προσωπικό ή επεξεργάζεστε συστηματικά — στην πράξη σχεδόν κάθε επιχείρηση |
| Σχέδιο ειδοποίησης παραβίασης δεδομένων | Σύντομο εσωτερικό έγγραφο: ποιος κάνει τι αν διαρρεύσουν δεδομένα | Πριν το χρειαστείτε, όχι μετά |
| Τιμολόγιο + περίοδοι διατήρησης | Τυπική τιμολόγηση, συν πόσο καιρό διατηρείτε τα δεδομένα επισκεπτών | Σε εξέλιξη |
1. Το DPA σε μία παράγραφο
Ένα DPA είναι μια σύμβαση που λέει: «θα επεξεργάζεστε αυτά τα δεδομένα μόνο για τους σκοπούς που έχουμε συμφωνήσει, δεν θα τα πουλήσετε, θα τα διαγράψετε αν σας το ζητήσω, και θα με ενημερώσετε αν κάτι πάει στραβά». Οι αξιόπιστοι προμηθευτές δημοσιεύουν ένα που μπορείτε να κατεβάσετε με δύο κλικ. Αν ένας προμηθευτής το κάνει δύσκολο, ξέρετε αρκετά.
Διατηρήστε το υπογεγραμμένο αντίγραφο σε ένα μέρος όπου η ομάδα σας μπορεί να το βρει γρήγορα. Αν ένας αγοραστής ενός πελάτη το ζητήσει, θέλετε να έχετε έναν σύνδεσμο έτοιμο, όχι να χρειάζεται να ξεκινήσετε μια αναζήτηση.
2. Μητρώο Επεξεργασίας (Άρθρο 30)
Μια λίστα μιας σελίδας με τις δραστηριότητες της εταιρείας σας που αφορούν προσωπικά δεδομένα: ενημερωτικό δελτίο, CRM πωλήσεων, αναλυτικά στοιχεία ιστοσελίδας, μισθοδοσία. Ανά στοιχείο: ο σκοπός, οι κατηγορίες δεδομένων, ποιος τα λαμβάνει και πόσο καιρό τα διατηρείτε. Βαρετό, αλλά το πιο σημαντικό έγγραφο αν μια εποπτική αρχή κάνει ποτέ ερωτήσεις.
3. Ειδοποίηση παραβίασης δεδομένων — γράψτε το πριν το χρειαστείτε
Εάν διαρρεύσουν προσωπικά δεδομένα, ο κανόνας της ΕΕ είναι ότι πρέπει να ενημερώσετε την εποπτική αρχή εντός 72 ωρών. Δεν θέλετε να ανακαλύψετε τη διαδικασία την 71η ώρα. Ένα έντυπο «ποιος καλεί ποιον» μιας σελίδας είναι αρκετό για μια μικρή ομάδα.
- Ποιος ανακαλύπτει → ποιος επιβεβαιώνει → ποιος αναφέρει (όνομα + τηλέφωνο)
- Πού φυλάσσεται το αντίγραφο του DPA
- Ένα σύντομο πρότυπο για την περιγραφή της διαρροής — προσυμπληρωμένο
Όχι νομικές συμβουλές
Οι κανόνες και τα όρια διαφέρουν ανά χώρα και κατάσταση. Αυτό είναι ένα σημείο εκκίνησης, όχι υποκατάστατο για συζήτηση με τον DPO ή τον δικηγόρο σας.
4. Τιμολόγηση και περίοδοι διατήρησης — το βαρετό αλλά σημαντικό μέρος
Η τιμολόγηση είναι στάνταρ: ΑΦΜ, αναλυτική συνδρομή, νόμισμα. Οι περίοδοι διατήρησης είναι εκεί που οι ομάδες συχνά κάνουν λάθη: ρυθμίζουν την παρακολούθηση αλλά ποτέ δεν αποφασίζουν πόσο καιρό θα παραμείνουν τα δεδομένα των επισκεπτών. Επιλέξτε μια περίοδο (12 μήνες είναι ένα κοινό πρότυπο), γράψτε το, πείτε το στην ομάδα σας.
Με μία πρόταση
Υπογράψτε το DPA, διατηρήστε μια λίστα Άρθρου 30, γράψτε ένα σχέδιο παραβίασης δεδομένων μιας σελίδας και καθορίστε την περίοδο διατήρησης. Αυτό αφαιρεί το 90% του άγχους συμμόρφωσης.
- Σχετικά: [Είναι η αναγνώριση επισκεπτών συμβατή με τον GDPR;](/blog/is-website-visitor-identification-gdpr-compliant)
- Σχετικά: [Οι ερωτήσεις συμμόρφωσης του CFO — απαντήθηκαν](/blog/compliance-questions-your-cfo-will-ask-and-the-answers)
- Σχετικά: [Τι πρέπει να περιλαμβάνει η πολιτική απορρήτου σας](/blog/privacy-policy-paragraph-when-you-identify-companies)
Published by
lead.box Team
Περισσότερα άρθρα
Δείτε το lead.box στο δικό σας traffic
Ξεκινήστε δωρεάν — χωρίς κάρτα, χωρίς κλήση πωλήσεων. Ή κλείστε μια 20λεπτη παρουσίαση αν προτιμάτε την ξενάγηση.