Nikdo nezakládá firmu, aby vyplňoval DPA. Ale pokud zpracováváte data webových stránek v EU, čtyři malé dokumenty zajistí, že vše zůstane v pořádku. Zde jsou, bez právnického žargonu.
Čtyři dokumenty
| Dokument | Co to je | Kdy to potřebujete |
|---|---|---|
| Data Processing Agreement (DPA) | Smlouva s dodavatelem, který zpracovává osobní údaje vaším jménem | Kdykoli používáte jakéhokoli dodavatele sledování/analýzy |
| Záznamy o činnostech zpracování (čl. 30 GDPR) | Interní seznam, jaká data zpracováváte a proč | Pokud máte zaměstnance nebo systematicky zpracováváte – v praxi téměř každá společnost |
| Plán oznámení úniku dat | Krátký interní dokument: kdo co dělá, když dojde k úniku dat | Předtím, než to potřebujete, ne potom |
| Faktura + doby uchovávání | Standardní fakturace, plus jak dlouho uchováváte data návštěvníků | Průběžně |
1. DPA v jednom odstavci
DPA je smlouva, která říká: „tyto údaje zpracováváte pouze pro účely, na kterých jsme se dohodli, neprodáváte je, smažete je, pokud o to požádám, a řeknete mi, když se něco pokazí.“ Renomovaní dodavatelé zveřejňují takovou smlouvu, kterou si můžete stáhnout dvěma kliknutími. Pokud to dodavatel ztěžuje, víte dost.
Uchovávejte podepsanou kopii na místě, kde ji váš tým rychle najde. Pokud se na ni zeptá nákupčí zákazníka, chcete mít připravený odkaz, ne muset začít hledat.
2. Záznamy o činnostech zpracování (čl. 30 GDPR)
Jednostránkový seznam věcí, které vaše společnost dělá s osobními údaji: newsletter, prodejní CRM, webová analytika, mzdová agenda. Pro každou položku: účel, kategorie dat, kdo je přijímá a jak dlouho je uchováváte. Nudné, ale nejdůležitější dokument, pokud se kdykoli zeptá dozorový úřad.
3. Oznámení úniku dat – napište to, než to budete potřebovat
Pokud dojde k úniku osobních údajů, pravidlem EU je, že musíte informovat dozorový úřad do 72 hodin. Nechcete vymýšlet proces v 71. hodině. Jednostránkový formulář „kdo komu volá“ stačí pro malý tým.
- Kdo objeví → kdo potvrdí → kdo nahlásí (jméno + telefon)
- Kde je uložena kopie DPA
- Krátká šablona pro popis úniku – předvyplněná
Nejedná se o právní poradenství
Pravidla a prahy se liší podle země a situace. Toto je výchozí bod, nikoli náhrada za rozhovor s vaším DPO nebo právníkem.
4. Fakturace a doby uchovávání – nudná, ale důležitá část
Fakturace je standardní: DIČ, specifikované předplatné, měna. Doby uchovávání jsou to, kde týmy často chybují: nastaví sledování, ale nikdy se nerozhodnou, jak dlouho data návštěvníků zůstanou. Zvolte dobu (12 měsíců je běžný standard), zapište si ji, řekněte to svému týmu.
Jednou větou
Podepište DPA, veďte seznam podle čl. 30, napište jednostránkový plán úniku dat a určete dobu uchovávání. To odstraní 90 % stresu z dodržování předpisů.
- Související: [Je identifikace návštěvníků v souladu s GDPR?](/blog/is-website-visitor-identification-gdpr-compliant)
- Související: [Otázky CFO ohledně dodržování předpisů – zodpovězeno](/blog/compliance-questions-your-cfo-will-ask-and-the-answers)
- Související: [Co musí být ve vašich zásadách ochrany osobních údajů](/blog/privacy-policy-paragraph-when-you-identify-companies)
Published by
lead.box Team
Další články
Podívejte se na lead.box na vlastním provozu
Začněte zdarma — bez karty a bez obchodního hovoru. Nebo si rezervujte 20minutovou ukázku, pokud chcete komentovanou prohlídku.